こんにちは、営業部の林です。
このコラムを読んでいる方は、ビルの管理者の方が多いかと思いますが、こんなお悩みはありませんか？
「人材不足で受付業務をするスタッフがいない」「受付がいつも混雑していていつもお客様を待たせてしまっている」etc……。
というわけで、今回のコラムのテーマは「ビルの受付業務」です。受付業務の内容や業者に委託するメリット、業者選びのポイントについてご紹介します。
受付業務の内容
公共施設、商業施設などの受付における各種業務・サービスを行います。
施設の規模や種類によって内容は異なりますが、主な業務は施設利用者の対応および案内です。
それ以外にも、施設の代表電話を受けて担当者に取り次いだり、公共施設であれば貸館の予約管理を行ったりすることもあります。
受付スタッフは、利用者が最初に接する相手であることから「施設の顔」と言っても過言ではありません。
「受付の印象＝施設の印象」となるので、受付業務には何よりも丁寧な接客が求められます。
業者に依頼するメリット
受付業務を職員や社員が自ら行うところもありますが、業務を兼務している場合は本来の業務に専念できないことや、専門のスタッフを雇う場合もコストと時間がかかるなどの課題もあります。
業者に委託するメリットには、次のようなものがあります。
・専門的なスキルを持った人材に業務を任せられる
受付業務には高いコミュニケーション能力やマナーが求められます。しかし、社内にそのような人材がいない場合や、他の業務に専念させたい場合は、受付業務に関するノウハウや実績のある業者に委託することで、サービスの品質向上につながります。
・採用や育成コストを抑制できる
受付業務を自前で行う場合は、新しく人材を採用したり、研修や教育を行ったりする必要があります。これには多くの時間や費用がかかります。受付業務を委託すると、すでにスキルを持った人材の助けを借りることができるため、採用や育成にかかるコストを削減できます。
・本来の業務に集中でき、生産性向上につながる
受付業務は重要な仕事ではありますが、職員や社員が受付業務に追われてしまうと、本来の仕事に集中できなくなります。受付業務を業者に委託すれば、人材が重要な仕事に集中できる環境を整えることができ、職場の生産性向上につながります。
業者選びのポイント
以上のように、受付業務を委託するメリットはたくさんあります。しかし、委託する際には信頼できる業者を選ぶことや契約内容を明確にしておくことも重要です。業者を選ぶ際は次のポイントに注目しましょう。
・受付業務の種類や規模に合わせて選ぶ
受付業務といっても、市役所や総合病院、商業施設といった施設の種類や規模によって内容は異なります。また、受付業務の需要は繁忙期やイベントなどによって変動する場合もあります。そのため、施設の受付業務の種類や規模に合わせて、対応できる業者を選ぶことが重要です。
・専門的な知識やスキルを持った人材がいるか確認する
受付業務は、来客対応や問い合わせ対応など、高いコミュニケーション能力やマナーが求められる業務です。そうしたスキルを身に付けるためには、ある程度の期間、教育や研修を受ける必要があります。受付業務に関する教育をしっかりと行っているかどうかを確認しましょう。
・トラブル時の対応やセキュリティの体制
トラブルやクレームが発生した時の対処法など、委託先との情報共有や連携の仕方を明確にしておくことが重要です。また、委託先には施設の利用者情報などを共有することになります。委託先のセキュリティレベルや情報管理体制が十分かどうかを確認しておきましょう。
以上、受付業務の内容や業者に依頼するメリット、業者選びのポイントについてご紹介しました。
私たち信越ビル美装では、長野県、新潟県、石川県の公共施設や商業施設などを対象に、受付業務のご依頼を承っています。
当社では適切な研修を行った上で人材を派遣していますので、ご安心してお任せいただけます。
「受付業務の委託を検討している」「大まかな費用感を知りたい」など気になる点がございましたら、当社までお気軽にお問い合わせください。